Z cyklu artykuły prasowe, porady i wywiady opublikowane w miesięczniku „SENS”.

Szkodzi kreatywności, koncentracji, efektywności. Stresuje i obniża poczucie wartości. Jednak to przestrzeń, w której często przebywamy przynajmniej 8 godzin dziennie. Jak w open space pracować i nie zwariować, radzi coach i trener biznesu Małgorzata Kniaź.

Open space zadomowił się u nas w sposób nie do końca zrozumiały – mówi Małgorzata Kniaź. – Potrzebny to on był na początku ubiegłego wieku, kiedy go wymyślono, bo ułatwiał komunikację między pracownikami oraz wykonywanie prac rutynowych. Obecnie, kiedy porozumiewamy się błyskawicznie i stawiamy przede wszystkim na kreatywność, jest już przeżytkiem.

Jednak cały czas powstają coraz bardziej okazałe biurowce z powierzchniami typu open space do wynajęcia. A firmy chętnie decydują się na takie rozwiązanie. Dzieje się to z powodu silnej potrzeby kontroli pracowników oraz względów ekonomicznych. Tymczasem badania pokazują, że open space to tylko 20 procentowa oszczędność kosztów utrzymania biura, podczas gdy straty z powodu spadku efektywności pracowników pracujących w tej przestrzeni sięgają 30 proc. – Żeby być wydajnym
w pracy i kreatywnym, konieczna jest bieżąca regeneracja i najwyższa koncentracja
­– mówi Małgorzata Kniaź. – Czy można efektywnie pracować w open space? Nie.

Małgorzata Kniaź zauważa, że w open space panuje zwykle wysoki poziom hałasu, który stresuje, przyśpieszając puls i sprawia, że nasz mózg podlega ciągłej aktywacji. Na skutek wydzielania adrenaliny i noradrenaliny autonomiczny układ nerwowy stawia organizm w stan ciągłej gotowości do intensywnego wysiłku. Spada nasza zdolność do odpoczynku
i regeneracji.

Jej brak w czasie całego dnia uniemożliwia zatem nie tylko sięgnięcie po kreatywność, ale pogarsza znacząco nasze samopoczucie i przyśpiesza wypalenie zawodowe. Przyczynia się do konfliktów między pracownikami, podnosi poziom agresji, wpływa na problemy zdrowotne pracowników i ich absencję. – Z mojego punktu widzenia praca na jednej nieharmonijnie ukształtowanej i zatłoczonej przestrzeni obniża również poczucie ważności i wartości pracownika – Małgorzata Kniaź.

Jak przetrwać i efektywnie pracować w open space?

Odpowiada Małgorzata Kniaź, coach i trener biznesu.

  1. Firma, która dotąd pracowała w systemie gabinetów, przeniosła się do open space. Co można zrobić, żeby w nowych warunkach pracownicy czuli się jak najlepiej i żeby nie wpłynęło to na obniżenie ich komfortu oraz wydajności pracy.

– Przed rozpoczęciem pracy wspólnie ustalamy zbiór zasad, które będą pomagać nam w pracy.
Każda osoba, która dołącza do zespołu powinna być
o nim informowana:
* w open space nie jemy,
* mówimy przyciszonym głosem,
* na dłuższą rozmowę wybieramy się do sali konferencyjnej lub innego miejsca na uboczu,
* do minimum ograniczamy rozmowy prywatne,
* prywatne telefony komórkowe wyciszamy,
* ustalamy godzinę ciszy (można ją nazwać godziną mocy lub koncentracji), kiedy nie rozmawiamy
i skupiamy się na najważniejszych zadaniach; dobrze żeby był to czas przed lunchem (największą efektywność mózg osiąga w pierwszej połowie dnia), ale nie z samego rana, kiedy potrzebujemy ustalić sprawy bieżące na dany dzień, jeżeli to możliwe (ze względu na charakter pracy), możemy wprowadzić jedna godzinę ciszy przed i jedną po południu,
* ustalamy znak, który będzie informował, że pracownik jest zajęty i nie wolno mu przeszkadzać (proporczyk na biurku, słuchawki na uszach, itp.), nie nadużywamy jednak tego.

– Co 90 minut robimy sobie krótkie przerwy, podczas których: przyjmujemy wygodną pozycję ciała, wstajemy od biurka, głęboko oddychamy, idziemy do pomieszczeń socjalnych. Pamiętajmy, że dobra przerwa cechuje się m.in. tym, że podczas niej robimy odwrotność tego, co robiliśmy przed przerwą. W czasie przerwy na lunch wychodzimy poza open space – do pomieszczeń socjalnych, pracowniczego bistro lub lokalu poza firmą.

– Przy przeprowadzce dobrze zadbać, żeby tak zorganizować przestrzeń, by poszczególne (jak najmniejsze) zespoły były od siebie oddzielone systemem modułowym. Jak najwięcej stanowisk
do pracy powinno znaleźć się przy oknach, a na środku powierzchni open space – sale do spotkań, korytarze oraz pomieszczenia socjalne. Biurka i krzesła powinny mieć regulowaną wysokość.

– Nasze miejsce pracy jak najbardziej personalizujemy, czyli urządzamy tak, żeby było nam przyjemnie (ustawiamy zdjęcie bliskich, przynosimy ładny kubek, kwiatek w doniczce, itp.). Wiadomo, że wyciszająco działają kolory: zielony, beżowy i jasnoniebieski, obrazy przedstawiające naturę.
Zbyt dużo metalu oraz szarości nie sprzyja dobremu samopoczuciu.

– Jeśli w open space panuje rozpraszający hałas, możemy podsunąć  pracodawcy pomysł, żeby pod sufitem zawieszono ekrany dźwiękoszczelne oraz zainstalowano tłumiące dźwięki ścianki działowe. Dobrym rozwiązaniem są specjalne „budki telefoniczne”, czyli małe dźwiękoszczelne pomieszczenia, w których można spokojnie rozmawiać przez telefon. Nowoczesnym rozwiązaniem, coraz częściej stosowanym w firmach, są pokoje relaksu, w których pracownicy mogą efektywnie wykorzystywać przerwy.

  1. W naszym open space pojawiła się nowa współpracownica, która głośno chrupie marchewki
    i często prowadzi przez telefon prywatne rozmowy. Takie zachowania rozpraszają. Jak reagować?

– Jeśli nowa koleżanka przeszkadza tylko nam, można zacząć od prywatnej rozmowy w salce do spotkań, podczas której konkretnie mówimy, co nam przeszkadza, przedstawiając swoje odczucia oraz stanowisko, np.: Trudno mi się skupić na pracy, kiedy słyszę chrupanie owoców. To mnie wybija z rytmu i przez to stresuje się, że nie zdążę i będę musiała dłużej zostać. Następnie poinformujmy ją jakie są zasady pracy w naszym open space, np.: Ustaliliśmy i wszyscy się tego trzymamy, że w open space jemy tylko takie przekąski, jak kanapki lub słodycze. Chodzi o to, żeby nie wydawać przeszkadzających dźwięków podczas jedzenia i żeby nie przeszkadzał nam jego zapach. Wysłuchajmy, co ta osoba chce nam powiedzieć. Na koniec poprośmy o akceptację naszej prośby.
W trosce o naszą dalszą relację, dobrze, żeby rozmowa przebiegła w luźnej, koleżeńskiej atmosferze.

– Jeśli nowa pracownica przeszkadza więcej niż jednej osobie, temat można poruszyć w trakcie zebrania, komunikując się w ten sam sposób. Dobrze, żeby temat poruszyła osoba najwyższa rangą lub autorytetem w danym zespole.

– W przypadku, gdy tego typu interwencje nie działają, problem zgłaszamy przełożonemu.

3. Od niedawna pracuję w nowym miejscu. Zdziwiłam się, że w open space siedzi z nami bezpośredni szef – manager zespołu. Sprawia mi to ogromny dyskomfort. Czuję się skrępowana, nie wiem jak mam się zachowywać. Co mogę w tej sytuacji robić?  

– Radziłabym dać sobie trochę czasu na obserwację tej sytuacji, bo może ona okazać się nie taka zła, jak wydaje się na początku. To, jak się czują pracownicy w bliskiej obecności szefa zależy od kultury zarządzania w danej firmie. Przy partnerskim stylu zarządzania wydaje się to nawet naturalne. Plusem takiej opcji jest większa dostępność szefa, jego ewentualna pomoc i utrzymanie tej atmosfery partnerskości. Jeśli szef pozytywnie modeluje zachowania pracowników i nie naużywa swojej władzy, to naprawdę dobre rozwiązanie. Warto zobaczyć tego plusy. Poza tym praca szefa w open space bardziej nas dyscyplinuje, lepiej wykorzystujemy czas. Najczęściej jednak atmosfera jest mniej swobodna i to warto zaakceptować.

– W bardziej hierarchicznych organizacjach, w przypadku zarządzania poprzez nadmierną kontrolę szef w open space rzeczywiście jest źródłem stresu pracowników i to w efekcie obniża wydajność pracy. Jeśli zachowania szefa są nieuprzejme czy wręcz obraźliwe zawsze możemy porozmawiać
o tym z wyższym przełożonym. Niezależnie od tego, czy szef pracuje z nami w open space czy w osobnym gabinecie, należy pamiętać, że kultura informacji zwrotnej polega na tym, że pochwały można dawać przy innych, a informacje zwrotne korygujące zawsze na osobności. Tego szefowie powinni przestrzegać.

– Zasady zachowania w open space dotyczą także szefa. Jeżeli tego nie przestrzega, nie pozostaje nam nic innego jak rozmowa z nim w cztery oczy. A jeśli inni przychylają się do naszej opinii – spotkanie w zespole (sposób komunikacji taki jak w przypadku koleżanki z poprzedniego punktu). W przypadku dalszego braku dostosowania się szefa do zasad udajemy się z problemem do wyższego przełożonego.

– Warto wiedzieć, że gdy jesteśmy osobą, która ma dużą potrzebę wolności i własnej przestrzeni
a także źle reaguje na kontrolę, takie rozwiązanie może być trudne do zaakceptowania. W tym przypadku może warto rozważyć zmianę – jeśli możliwe swojego miejsca pracy w danej firmie lub poszukania sobie innej posady.

ramka

Liczby i fakty o open space
na podstawie raportu Grzegorza Frątczaka, coacha i trenera biznesu

1. Frederick Winslow Taylor – twórca teorii tayloryzmu, na podstawie której powstał open space. Założył on, że pracownik ma być traktowany jak maszyna, posłusznie wykonująca powierzone mu zadania, a jego przełożony ma pilnować, żeby tryby tego mechanizmu działały sprawnie.
2. Nowy Jork, rok 1906. Powstaje Larkin Building, zaprojektowany przez architekta F.L. Wrighta –  pierwszy open space na świecie. Był jednym wielkim wnętrzem z biurkami ustawionymi w rzędach

w bardzo małych odległościach, przy których ludzie pracowali, siedząc twarzą w twarz, co ułatwiło komunikację i obieg dokumentów.
3. Obecnie 46 proc. badanych komunikuje się za pośrednictwem czatu, poczty elektronicznej lub telefonu, nawet gdy siedzą naprzeciwko siebie. 
4. 86 proc. badanych deklaruje, że efektywność osiąga, pracując samodzielnie, w skupieniu 
i odosobnieniu. Aż 6 osób na 10 stwierdza, że przeszkadzają im  hałaśliwi współpracownicy.
5. Produktywność pracowników zwiększa się wraz ze wzrostem poczucia ich własnej wartości.
Jeśli pracownik ma wpływ na warunki swojej pracy, czuje się bardziej dowartościowany, zadowolony, a przez jego efektywność wzrasta o 30 proc.
6. W open space spada jakość pracy ludzi najbardziej zdolnych i kreatywnych, ponieważ są proszeni

o pomoc przez tych, którzy słabiej sobie radzą. 

Aleksandra Nowakowska

Źródło:
www.zwieciadlo.pl